1．會前兩年(nián)半：
(1)确定會議(yì)日(rì)期與場地：視察場地、評估并商議(yì)費用。
(2)評估财源并制作(zuò)預算：預估此案收入及支出。
(3)成立籌備委員(yuán)會：邀請(qǐng)相(xiàng)關部門(mén)适合的人(rén)選并分(fēn)工(gōng)。
(4)成立秘書(shū)處：指定工(gōng)作(zuò)人(rén)員(yuán)、安置設備并建立檔案。
(5)設計(jì)會議(yì)logo:印制信封、信紙。
(6)确定飯店(diàn)房(fáng)間數的預定：視察使用的飯店(diàn)房(fáng)間及設備，并請(qǐng)飯店(diàn)報價、簽約。
(7)确定會議(yì)室使用數量：并視察有關設備、場地簽約。
(8)制作(zuò)工(gōng)作(zuò)進度表：可(kě)委由會議(yì)籌辦人(rén)控制進度。
(9)搜集準備宣傳寄發名單：寄發會議(yì)宣傳資料、報名表等。
(10)定期召開籌備會議(yì)，審視各項工(gōng)作(zuò)進度及決議(yì)。
這個階段通常時間最長，事(shì)情最多，因爲要籌備的事(shì)項很多，所以最好早一點開始進行。
2．會前二年(nián)：
(1)制作(zuò)籌備企劃書(shū)，用以提報政府單位申請(qǐng)經費補助或向民(mín)間相(xiàng)關組織募款：含會議(yì)緣起、宗旨、内容;拟邀請(qǐng)演講者陣容、主題;籌備委員(yuán)會組織及名單；各組工(gōng)作(zuò)職責、工(gōng)作(zuò)進度表和預算。
(2)拟定推廣計(jì)劃：本次會議(yì)如(rú)何有效宣傳。
(3)選定合适的會議(yì)或展覽專業顧問(wèn)公司，可(kě)協助主辦單位整體(tǐ)規劃一個具專業水準的會議(yì)，避免人(rén)力資源浪費，并有效控制預算的花費。
(4)草拟學術(shù)節目：确定會議(yì)主題及拟邀請(qǐng)講員(yuán)名單。
(5)決定報名費及相(xiàng)關費用：可(kě)參考以前會議(yì)并由籌備會決議(yì)。
(6)搜集旅遊、藝文等資料：可(kě)指定專業旅行社辦理(lǐ)。
(7)決定會議(yì)是否使用同步翻譯：如(rú)需使用，得(de)預訂設備、翻譯人(rén)員(yuán)，并增加預算。
3．會前18個月：
(1)草拟會議(yì)通告：含邀請(qǐng)函、會議(yì)日(rì)期地點、主題等。
(2)印刷并寄發會議(yì)通告：初步預告可(kě)能參與人(rén)士，大(dà)會将于何時何地舉行以及報名費等資料。
(3)确定學術(shù)節目形态及内容：發函邀請(qǐng)演講人(rén)及各場次主持人(rén)。
(4)确定社交節目的安排：包括酒會、晚宴及眷屬的活動、開閉幕典禮等。
(5)設定大(dà)會所有印刷品的印刷時間表并與印刷設計(jì)公司協調：宣傳手冊、報名表、論文摘要表、海報、節目手冊、名牌、證書(shū)、邀請(qǐng)卡等。
(6)确定所有将寄發給報名與會者的宣傳手冊應包括的資料，并着手草拟宣傳手冊及報名表、論文摘要表、訂房(fáng)登記表：報名費、各項社交活動及費用、征求論文的規定／方式及收件(jiàn)截止日(rì)期、演講視聽設備的提供、飯店(diàn)房(fáng)價及訂房(fáng)手續、提早報名優惠日(rì)期、取消報名截止日(rì)期、優惠訂房(fáng)截止日(rì)期、通訊報名截止日(rì)期。
(7)網頁設計(jì)，委托專業公司或專業人(rén)士設計(jì)大(dà)會網頁，以便會員(yuán)上網浏覽，或使用網上報名。
4．會前12個月：
(1)草拟展覽說(shuō)明書(shū)及合約：拟印制寄發給廠(chǎng)商征展。
(2)收集參展廠(chǎng)商名單：可(kě)請(qǐng)籌備委員(yuán)提供。
(3)征展活動開始：寄出說(shuō)明書(shū)/辦說(shuō)明會／親自(zì)拜訪。
(4)印制并寄發宣傳手冊及相(xiàng)關表格：确定所有相(xiàng)關名單及單位都(dōu)已 寄出。
(5)确認講員(yuán)是否接受邀請(qǐng)并請(qǐng)提供演講題目及摘要：如(rú)有人(rén)無法應邀，則另邀請(qǐng)其他(tā)人(rén)選，盡快(kuài)确認。
(6)選制大(dà)會紀念品／資料袋獎牌／名牌膠套等：評估可(kě)能數量，先預定并确認交貨期。
(7)報備政府有關單位本次會議(yì)的舉辦時間：請(qǐng)協調有關駐外單位給予與會者簽證事(shì)宜的協助。
(8)聯絡并确定會議(yì)各項安排的供應廠(chǎng)商：視聽設備、燈光(guāng)音響、旅行社、交通、餐飲安排、會場布置。
5．會前6個月：
(1)審核投稿的論文：學術(shù)節目組委員(yuán)。
(2)安排節目議(yì)程并挑選邀請(qǐng)各組主持人(rén)(投稿部分(fēn))：學術(shù)節目組委員(yuán)。
(3)寄發通知函給投稿人(rén)：告知投稿有否被接受及其報告時間／地點／組别。
(4)寄發通知函給所有受邀的主持人(rén)：告知其主持的組别／時間／地點，并寄發相(xiàng)關參考資料，如(rú)該組論文摘要、報告人(rén)背景等。
6．會前3個月：
(1)發布新聞：向相(xiàng)關媒體(tǐ)預告會議(yì)有關資訊。
(2)邀請(qǐng)開閉幕典禮出席貴賓：如(rú)需貴賓緻詞，得(de)書(shū)面告知時間地點。
(3)現場工(gōng)作(zuò)／接待人(rén)員(yuán)規劃及招聘：報到處／會議(yì)室／貴賓接待等人(rén)員(yuán)安排并拟定訓練課程。
(4)草拟設計(jì)大(dà)會節目手冊：議(yì)程确定／演講人(rén)、主持人(rén)确定／各項社交節目确定。
(5)安排VIP接機(jī)事(shì)宜：車輛(liàng)／接機(jī)人(rén)員(yuán)／通關安排等。
(6)會場布置設計(jì)發包：含機(jī)場歡迎牌／會場／會議(yì)室／報到處／展覽區／酒會、晚宴場地。
(7)報到處使用規劃：設計(jì)報到流程。
(8)确認各項餐飲安排：酒會／晚宴／咖啡茶點／午餐。
(9)社交活動表演節目設計(jì)：開、閉幕典禮／酒會／晚宴。
7．會前1~2個月：
(1)通訊報名截止：統計(jì)評估報名人(rén)數。
(2)與飯店(diàn)核算已訂房(fáng)數量：與實際預定房(fáng)數相(xiàng)差多少。
(3)現場接待人(rén)員(yuán)工(gōng)作(zuò)訓練：1~2次訓練。
(4)印制大(dà)會節目手冊、學術(shù)論文摘要集、與會者名冊：已報名者報到時應領取的資料。
(5)印制大(dà)會相(xiàng)關印刷品：名牌／證書(shū)／感謝狀／邀請(qǐng)卡／餐券。
(6)檢視各項活動／節目／餐飲的安排：演講議(yì)程、演講人(rén)／主持人(rén)通知、視聽設備、開閉幕典禮流程、酒會及晚宴、午餐及咖啡茶點、參觀旅遊、表演活動等。
(7)展覽廠(chǎng)商協調會：攤位位置／布置／進撤場事(shì)宜等。
(8)檢視場各項set-up：與會議(yì)中心／飯店(diàn)人(rén)員(yuán)最後确認。
會議(yì)管理(lǐ)服務流程執行
所有會前的籌劃、準備就(jiù)是爲了這幾天的會期，有萬全的準備，這個階段就(jiù)會有完美的演出。會前3天至會期：
1、召開記者會：準備新聞稿及大(dà)會相(xiàng)關資料。
2、現場接待／工(gōng)作(zuò)人(rén)員(yuán)預演：籌備委員(yuán)會主要委員(yuán)也應到場。
3、報到相(xiàng)關資料裝袋：并安排運送至會場。
4、檢視各場所布置：确認并現場驗收。
5、各項節目、表演彩排：司儀或主持人(rén)也應到場。
6、會場桌椅擺設确認：燈光(guāng)／音響／麥克風(fēng)／銀幕/講台／幻燈機(jī)／投影(yǐng)機(jī)／單槍一一檢視無誤。
7、報到處／秘書(shū)處sep-up：報到資料及大(dà)會相(xiàng)關資料進場。
8、展覽廠(chǎng)商進場：廠(chǎng)商報到并發給相(xiàng)關資料。
9、檢視餐飲安排：再确認數量、菜單。
10、大(dà)會正式開始：根據工(gōng)作(zuò)流程表(run-book)進行每一項工(gōng)作(zuò);每日(rì)工(gōng)作(zuò)結束後，主要工(gōng)作(zuò)負責人(rén)需集中總結當日(rì)工(gōng)作(zuò)有無任何缺失需即時改善，同時再預習第2天的工(gōng)作(zuò)流程。
會議(yì)管理(lǐ)服務流程維護工(gōng)作(zuò)
很多籌備會議(yì)的人(rén)通常會忽略這個階段，其實善後工(gōng)作(zuò)雖然很累，尤其已經準備那麽久的會議(yì)終于圓滿閉幕，任誰都(dōu)想好好休息了，但(dàn)是會議(yì)閉幕後其實還(hái)有很多工(gōng)作(zuò)要總結，要把這些工(gōng)作(zuò)完成之後，會議(yì)才算結束。會後1個月内應做好如(rú)下總結工(gōng)作(zuò)：
1．統計(jì)報名人(rén)數：分(fēn)國(guó)家及總數。
2．與飯店(diàn)核對總住房(fáng)數：收集賬單并支付賬款。
3．财務結算。
4．撰寫／寄發感謝函：協助單位及演講人(rén)／主持人(rén)等。
5．舉行慶功宴。
6．整理(lǐ)大(dà)會相(xiàng)關資料并歸檔：含報名表。
7．召開總結會報告收支情形：結案會議(yì)并解散籌備委員(yuán)會。
8．論文集編撰。
9．薪資清冊，以備次年(nián)初申報所得(de)稅。
10．結案。
由于會議(yì)的性質、規模、規格不同，可(kě)做出适當調整。