通常而言，會議(yì)預算包括以下幾個方面：
1、住宿費用
住宿的費用應該非常好理(lǐ)解，值得(de)注意的隻是住宿費裡(lǐ)面有些價格是完全價格，而有點是需要另外加收政府稅金的。對于會議(yì)而 言，住宿費可(kě)能是主要的開支之一。找專業的會展服務商通常能獲得(de)較好的折扣。
正常的住宿費除與酒店(diàn)星級标準、房(fáng)型等因素有關外，還(hái)與客房(fáng)内開放(fàng)的服務項目有關。譬如(rú)客房(fáng)内的長途通訊、洗換、酒水、一次性換洗衣物、互聯網、水果提供等服務是否開放(fàng)有關。會議(yì)主辦方應明确酒店(diàn)應當關閉或者開放(fàng)的服務項目及範圍。
2、會議(yì)室費用
具體(tǐ)可(kě)細分(fēn)爲：
(1)、會議(yì)場地租金：通常而言，場地的租賃已經包含某些常用設施，譬如(rú)筆、音響系統、桌椅、主席台、白(bái)闆或者黑(hēi)闆、油性筆等，但(dàn)一些非常正規設施并不涵蓋在内，比如(rú)投影(yǐng)設備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席台發言線路(lù)時也可(kě)能需要另外的預算。
(2)、會議(yì)設施租賃費用：此部分(fēn)費用主要是租賃一些特殊設備，如(rú)投影(yǐng)儀、筆記本電腦、會場展示系統、多媒體(tǐ)系統、攝錄設備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術(shù)支持與維護費用。值得(de)注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數作(zuò)出具體(tǐ)要求（通常可(kě)向專業的會議(yì)服務公司咨詢，以便獲得(de)最适宜的性價比），否則可(kě)能影(yǐng)響會議(yì)的進行。另外，這些會議(yì)設施由于品牌、産地及新舊不同，租賃的價格可(kě)能相(xiàng)差很大(dà)。
(3)、會場布置費用：如(rú)果不是特殊要求，通常而言此部分(fēn)費用包含在會場租賃費用中。如(rú)果有特殊要求，可(kě)以與專業的會議(yì)服務商協商。
(4)、其他(tā)支持費用：這些支持通常包括印刷、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等。基于這些支持均爲臨時性質，如(rú)果會議(yì)主辦方分(fēn)别尋找這些行業支持的話(huà)，其成本費用可(kě)能比市場行價要高，如(rú)果讓專業會議(yì)服務商代理(lǐ)，将獲得(de)價格相(xiàng)對比較低廉且服務專業的支持。
對于這些單項服務支持，主辦方應盡可(kě)能細化各項要求，并單獨簽訂服務協議(yì)。
3、交通費用
交通費用可(kě)以細分(fēn)爲：
(1)、出發地至會務地的交通費用：包括航班、鐵路(lù)、公路(lù)，以及目的地車站(zhàn)、機(jī)場至住宿地的交通
(2)、會議(yì)期間交通費用：主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他(tā)與會人(rén)員(yuán)可(kě)能使用的預定交通。
(3)、歡送交通及返程交通：包括航班、鐵路(lù)、公路(lù)、及住宿地至機(jī)場、車站(zhàn)、交通費用。
4、餐飲費用
會議(yì)的餐飲費用可(kě)以很簡單，也可(kě)以很複雜，這取決于會議(yì)議(yì)程需要及會議(yì)目的。
(1)、早餐
早餐通常是自(zì)助餐，當然也可(kě)以采取圍桌式就(jiù)餐，費用按人(rén)數計(jì)算即可(kě)（但(dàn)考慮到會議(yì)就(jiù)餐的特殊性及原材料的預備，所以預計(jì)就(jiù)餐人(rén)數不得(de)與實際就(jiù)餐人(rén)數相(xiàng)差到15％，否則餐館有理(lǐ)由拒絕按實際就(jiù)餐人(rén)數結算——而改爲按預定人(rén)數收取費用）
(2)、中餐及午餐
中餐及午餐基本屬于正餐，可(kě)以采取人(rén)數預算——自(zì)助餐形式，按桌預算——圍桌式形式。如(rú)果主辦方希望酒水消費自(zì)行采購(gòu)而非由餐館提供，餐館可(kě)能會收取一定數量的服務費用。
(3)、酒水及服務費
通常，如(rú)果在高星級酒店(diàn)餐廳就(jiù)餐，餐廳是謝絕主辦方自(zì)行外帶酒水消費的，如(rú)果可(kě)以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店(diàn)舉辦會議(yì)宴會，通常在基本消費水準的基礎上加收15％左右的服務費。
(4)、會場茶歇
此項費用基本上是按人(rén)數預算的，預算時可(kě)提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人(rén)員(yuán)費用，如(rú)果主辦方需要非程序服務，可(kě)能需要額外的預算。通常情況下，茶歇的種類可(kě)分(fēn)爲西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅(hóng)茶、西式點心、水果等爲主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心爲主。
5、雜費
雜費是指會展過程中一些臨時性安排産生(shēng)的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他(tā)通訊、快(kuài)遞服務、臨時保健、翻譯與向導、臨時商務用車、彙兌等等。雜費的預算很難計(jì)劃，通常可(kě)以在會務費用預算中增列不可(kě)預見(jiàn)費用作(zuò)爲機(jī)動處理(lǐ)。