不管是什麽級别的商務會議(yì)，提前做好會議(yì)活動策劃時必不可(kě)少的。隻有提前策劃好各部分(fēn)的工(gōng)作(zuò)，商務會議(yì)本身(shēn)才能有條不紊的進行。承德會議(yì)策劃公司有自(zì)己的一套執行标準，今天爲您詳細介紹一下：
1.确定會議(yì)名稱
承德商務會議(yì)的名稱需要高度概括商務會議(yì)的主要内容，除此之外，還(hái)應反映會議(yì)活動的主題。一般來(lái)說(shuō)，會議(yì)名稱可(kě)以取名爲xx公司xx會議(yì)，即将會議(yì)主辦方、會議(yì)主題、會議(yì)類型等包括進去(qù)。會議(yì)名稱必須用準确、規範的語言表述，其不僅在發放(fàng)會議(yì)邀請(qǐng)函時要用到，在會議(yì)當天還(hái)會被做成橫幅與标語，因此，會議(yì)名稱的确定需要謹慎考慮。
2.确定會議(yì)議(yì)題
即會議(yì)要討(tǎo)論什麽問(wèn)題，這是商務會議(yì)活動的一個基本要素。會議(yì)議(yì)題一般由領導根據企業實際需要進行指定，或者是領導根據公司相(xiàng)關人(rén)員(yuán)對其的反饋進行綜合考慮後決定的。會議(yì)議(yì)題可(kě)以分(fēn)爲多個議(yì)題，即一個主要議(yì)題，和其他(tā)幾個小議(yì)題，但(dàn)其必須是相(xiàng)關聯的。
3.确定會議(yì)時間
這包括兩個部分(fēn)，其一是會議(yì)舉辦的日(rì)期，其二是會議(yì)舉辦的時長。
會議(yì)日(rì)期的确定需要考慮許多因素，包括會議(yì)核心人(rén)物的空閑時間、天氣因素等，發起投票，選擇大(dà)多數人(rén)方便的日(rì)子。會議(yì)舉辦的時長根據會議(yì)類型的不同有很大(dà)的區别，長則幾十天，短(duǎn)則幾十分(fēn)鍾即可(kě)結束。确定會議(yì)時長需要考慮會議(yì)議(yì)題數量、類型、性質等，會議(yì)時長在會議(yì)活動策劃時就(jiù)應安排規定好，并及時通知參與會議(yì)的人(rén)員(yuán)，方便其安排時間。
4.确定會議(yì)地點
會議(yì)地點的确定要考慮交通、場地内部設施、容納人(rén)數、服務水平與經驗、檔次等因素，并結合會議(yì)規模的大(dà)小以及會議(yì)活動策劃的預算進行綜合考慮與調整。如(rú)果是小型會議(yì)，在公司内部會議(yì)室即可(kě)進行；如(rú)果會議(yì)比較重要，可(kě)以去(qù)專業的場地，其服務比較有保障，能減少會議(yì)策劃方面的壓力，但(dàn)租金方面就(jiù)會比較貴了。
5、确定會議(yì)流程與相(xiàng)應的工(gōng)作(zuò)人(rén)員(yuán)
會議(yì)流程包括簽到、發言等環節，以簽到爲例，爲提升簽到效率，這裡(lǐ)可(kě)以使用大(dà)屏互動電子簽到，嘉賓掃碼即可(kě)完成簽到，快(kuài)捷又方便。會議(yì)工(gōng)作(zuò)人(rén)員(yuán)的安排也很重要，這是因爲會議(yì)上工(gōng)作(zuò)人(rén)員(yuán)比較多，包括安保人(rén)員(yuán)、接待人(rén)員(yuán)、發言人(rén)等，要提前策劃好每個人(rén)的工(gōng)作(zuò)，制定一份執行表格，明确責任。在會議(yì)舉辦前，可(kě)以進行會議(yì)流程的彩排，确保會議(yì)活動當天的順利進行。